eFaktum - Logo

Daten, Neuigkeiten, Hintergründe & Analysen von narz und avn

TITELTHEMA

KASSENNACHSCHAU

Steuerberater rät zu Gelassenheit – und Widerspruch

PRISMA – neue Website

Editorial

von Dr. Jörn Graue

Bargeldmanagement
Kassendifferenzen sind Vergangenheit

In kaum einem Softwarehaus hat man den Arbeitsalltag einer Apotheke so verinnerlicht wie bei PRISMA, der „Mutter“ des Warenwirtschaftssystems aposoft. Und zu diesem Alltag gehören fast zwangsläufig auch Flüchtigkeitsfehler, die beispielsweise zu Kassendifferenzen führen ... Weiterlesen

DSGVO
NARZ/AVN gibt Apotheken Checkliste an die Hand

Am 25. Mai dieses Jahres tritt in den Staaten der Europäischen Union (EU) die von den Mitgliedern beschlossene Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Darüber wurde in der letzten Ausgabe des e-faktum informiert. ... Weiterlesen

EDITORIAL

Es reicht: Kündigen – wenn nicht jetzt, wann dann?

Hilfstaxe


Am 19. Januar hat die Schiedsstelle – um die Preise für parenterale Zubereitungen aus onkologischen Fertigarzneimitteln neu zu regeln – eine Entscheidung zur Hilfstaxe getroffen. Sicher, ein sehr spezieller Sektor. Aber auch hier wird deutlich: Die Kalkulationsbasis für die Arbeitsleistung in unseren Apotheken ist obsolet. Und das nicht erst seit gestern!

Gleichzeitig sollen Apotheken für überwiegend frei erfundene Abschläge auf Wirkstoffe Boni einräumen oder rückwirkende Preiskorrekturen hinnehmen. Man muss kein Prophet sein, um zu erkennen, dass, wenn die Krankenkassen derart vorgehen dürfen, mittelfristig nicht nur die flächendeckende Herstellung von Zytostatika auf dem Spiel steht.

Es wird klar, dass die bisherige Praxis, nämlich die Wirtschaftlichkeit der Apotheken über Einkaufskonditionen sichern zu wollen, ein Irrweg war. Wir brauchen Vergütungsvereinbarungen, deren Grundlage die Arbeitsleistungen unserer Apotheken sind. Beim DAV, so ist zu vernehmen, hat man das erkannt.

Wenn dem so ist, genügt es nicht allein, gegen den Entscheid der Schiedsstelle vom 19. Januar juristisch vorzugehen. Vielmehr sollte dieser dem DAV als Aufhänger dienen, den Beschluss der DAV-Mitgliederversammlung von 2012 endlich in die Tat umzusetzen und die Hilfstaxe zu kündigen. Denn offen gestanden: Es reicht! Und wenn nicht jetzt, wann wollen wir dann für deren grundlegende Korrektur streiten?

Bleibt zu ergänzen: Mit einer solchen Kündigung würden wir keineswegs in einen vertragslosen Zustand steuern. Da wäre nämlich die AMPreisV mit den dort niedergelegten Rezeptur-Aufschlägen auf den tatsächlichen Einkaufspreis davor.

Ihr

Dr. Jörn Graue

Dr. Jörn Graue

Dr. Jörn Graue
Foto: Draxler

TITELTHEMA

KASSENNACHSCHAU

Steuerberater rät zu Gelassenheit – und Widerspruch


Unangekündigte Besuche können einen erfreuen – oder auch nicht. Und das wohl besonders nicht, wenn es ein Betriebsprüfer ist, der in der Apotheke steht. Seit dem 1. Januar dieses Jahres darf das Finanzamt – neben den bekannten Lohnsteuer- oder Umsatzsteuernachschauen – auch unangemeldet zur Kassennachschau anrücken. Die Neuregelung wurde mit der Novelle der Abgabenordnung (AO, § 146 b), eingeführt. Ob da etwas und, wenn ja, was da auf die Apotheker zukommt, darüber sprach e-faktum mit einem Fachmann: dem Hamburger Dr. Jörg G. Heinsohn, Steuer- und Unternehmensberater sowie ausgewiesener Experte im Apothekenmarkt.


Dass der Finanzverwaltung mit dieser Novellierung ein zusätzliches „hartes“ Instrument an die Hand gegeben wurde, sieht auch Heinsohn so. Er verwies in diesem Zusammenhang darauf, dass, abgesehen von den personellen Ressourcen, dabei rechtlich vieles ungeklärt sei. So habe man die Kassennachschau zwar in der AO geregelt, bislang jedoch nicht in der Betriebsprüfungsordnung verankert (§ 1 Abs. 2 BpO. Die wiederum regele vieles im Detail – so zum Beispiel für die Außenprüfung, Umsatzsteuer- oder Lohnsteuernachschau. Offen sei beispielsweise, wie der Steuerberater weiter erläuterte, was der Prüfer mache, „wenn der Inhaber weder vor Ort ist noch kurzfristig kommen kann“.

Denn, das betonte Heinsohn ausdrücklich: „Ansprechpartner für eine Kassennachschau ist einzig der Apothekeninhaber.“ Das gelte ebenfalls für Filialapotheken. Hier ergänzte er: „Zwar kann man dem Filialleiter eine solche Befugnis geben, aber davon würde ich abraten.“ In einem solchen Fall müsse der Prüfer wieder gehen.

Heinsohn sprach auch eine bis dato weniger beachtete Regelung der Novelle an, die er „im höchsten Maße irritierend“ findet. In § 146 b Abs. 1 Satz 4 AO heiße es, dass [zur Durchsetzung der Kassennachschau] das Grundrecht der Unverletzlichkeit der Wohnung [Art. 13 Grundgesetz] wird insoweit eingeschränkt. Über die Zulässigkeit dieses Eingriffs in ein verbrieftes Grundrecht dürfte, so seine Einschätzung, „sicher noch vor den Gerichten gestritten werden“.

Neben diesen juristischen Aspekten ging Heinsohn auf die Konsequenzen für den Apothekenbetrieb ein: „Apothekeninhaber können die Neuerungen der AO insbesondere dann ruhig und gelassen sehen, wenn sie ihre Kasse bisher schon nachvollziehbar geführt haben.“ Dass einzelne Apotheken mit der Kassenführung ein Problem hätten, liege seiner Beobachtung zufolge „in aller Regel am EDV-Handling“. Empfehlung: „Wenn die entsprechende Mustereinstellungen des jeweiligen Softwarehauses übernommen werden und eine tägliche Zählung des Kassenbestandes erfolgt und dokumentiert wird, gehören derartige Probleme der Vergangenheit an.“ Die Kassensturzfähigkeit ist dann gegeben.

Dass der Alltag dennoch die ein oder andere Tücke bereithält, darüber wusste Heinsohn ebenfalls zu berichten: „Was neben Rechnungskäufen immer wieder zu – vermeintlichen – Kassendifferenzen führt, ist die Einlösung von Gutscheinen.“ Diese seien wie Barmittel zu behandeln. Am Ende laufe es darauf hinaus, wie der Steuerberater weiter ausführte, „dass der Prozess der verschiedenen Geschäftsvorfälle an der [Kassen-] EDV beherrscht werden muss“.

Heinsohn machte am Beispiel eines Schreibens der Landesfinanzbehörden aus dem Jahr 2017 deutlich, dass aber auch die Vorstellungen der Steuerverwaltung zum Stolperstein werden können. Darin heiße es: Wer EC-Karten als Einnahme erfasse, verstoße gegen die Grundsätze der Aufzeichnungspflicht elektronischer Vorgänge nach der GoBD. Sein Standpunkt dazu: „Ich sehe darin keinen formellen Verstoß, da der Vorgang beim Tagesabschluss letztlich als Ausgabe gebucht wird, so dass der Barbestand stimmt. Man kann immer, selbst wenn man den EC-Vorgang nicht als Ausgabe erfasst, die sich ergebende Differenz nachweisen. Und hier geht es einzig um die Nachweispflicht.“

Das pragmatische Fazit des Steuerexperten: „Angesichts der Tatsache, dass vieles ungeklärt, beziehungsweise überzogen ist, empfehle ich, sich einen Zählautomaten zuzulegen.“ Gleichzeitig warnte Heinsohn vor der alten Gewohnheit, Münzgeld als Bestand – ohne Zählung – in der Kasse zu belassen. Das werde bei einer Prüfung als Sachmangel angesehen und führe zu einer Hinzuschätzung, bei der der betreffenden Apotheke bis zu zehn Prozent mehr Umsatz – plus fällige Umsatzsteuer – unterstellt würden.

Weitere Ratschläge, die Heinsohn den Apothekeninhabern gab:

  • „Bereiten Sie für eine denkbare Kassennachschau eine schriftliche Erklärung vor. Stellen Sie darin fest, dass Sie die Kassennachschau nur dulden, um Unruhe in der Offizin zu vermeiden, also mit Rücksicht auf die Kundschaft, obwohl Sie die Nachschau für rechtswidrig halten. Wenn der Finanzbeamte das nicht unterzeichnet, dann bitten Sie eine Mitarbeiterin, diese Erklärung als Zeugin für die Belehrung des Finanzbeamten zu unterschreiben.“
  • „Informieren Sie sofort Ihren Steuerberater über die Kassennachschau, und bitten Sie ihn, wenn machbar, dazu. Der Finanzbeamte muss zwar nicht auf den Steuerberater warten, aber wenn dieser vor Ort erscheint, kommt mehr Ruhe in die Angelegenheit. Dann werden die Prüfer vorsichtig.“
  • „Halten Sie vorsorglich einen USB-Stick für den Prüfer bereit, auf dem die Verfahrensdokumentation des Herstellers [der Warenwirtschaft] und die Kassenanweisung der Apotheke abgespeichert sind.“

Der Widerspruch gegen die Kassennachschau unter Hinweis auf die Rechtswidrigkeit des Verfahrens sei, wie Heinsohn erklärte, auch für eine denkbare weitere Entwicklung gegebenenfalls von Bedeutung. Denn wenn der Prüfer meine, Fehler gefunden zu haben, könne er – direkt und ohne Prüfungsanordnung – zu einer Außenprüfung übergehen. Auf den Übergang zur Außenprüfung wird schriftlich hingewiesen.

Und noch etwas ist wichtig: Nach Beginn der Kassennachschau ist eine strafbefreiende Selbstanzeige gemäß § 371 Abs. 2 AO für den Bereich, auf den die Kassennachschau sich bezieht nicht mehr möglich.


Das Interview führte Jürgen R. Draxler

Dr. Jörg Heinsohn

Dr. Jörg Heinsohn
Foto: Draxler

PRISMA

PRISMA

Neue Website – viel Information


Mal ehrlich: Eine Website ist heutzutage kaum der Rede wert – die hat im Zeitalter des Internets fast jedes Unternehmen. Wenn ein solcher Auftritt dennoch Beachtung findet, dann steckt mehr dahinter als die übliche oberflächliche Selbstdarstellung. Beispiel: die Website von aposoft unter https://www.aposoft.de. Ein Auftritt, der graphisch gelungen ist, weil klar strukturiert und thematisch von der Kundenlogik her aufgebaut. Er überzeugt aber vor allem, weil die angebotenen Informationen tatsächlich von Interesse sind.

aposoft Website

Da wird eben nicht allein darauf hingewiesen, dass das Warenwirtschaftssystem aposoft mit einem außergewöhnlich guten Preis-Leistungs-Verhältnis aufwartet. Vielmehr erfährt man, warum das so ist: nämlich weil die Entwickler im Hause PRISMA bei aposoft die Extras zum Standard gemacht haben. Und das heißt unter dem Strich: Wer mit dieser Warenwirtschaft arbeitet, braucht keinen Gedanken daran zu verschwenden, welche Funktionen und Module er noch obendrein erwerben muss, um seine Apotheke betriebswirtschaftlich optimal führen zu können.

Und mehr als das: aposoft ist nicht nur kein Baukasten, sondern eine rundum komplette Software – mit zeitlich unlimitierter Lizenz und monatlichem Kündigungsrecht. Ebenso wenig spielt es eine Rolle, wie viele Arbeitsplätze die Apotheke hat (oder haben wird), ob es um eine kleine oder große, eine Filial- oder Partnerapotheke geht.

Dass man mit aposoft an den Kosten, nicht jedoch an der Leistung spart, wird aber auch auf andere Weise deutlich. So beispielsweise daran, dass die vorhandene Hardware weiter genutzt werden kann und damit bereits getätigte Investitionen erhalten bleiben.

Ein anderer mindestens genauso wichtiger Aspekt, der auf der Website angesprochen wird: der unkomplizierte Umstieg auf aposoft. Die Bedienung ist einfach, und die Systemumstellung wird durch ein eingespieltes Serviceteam, eine kostenlose Produktschulung vor Ort sowie moderierte Onlineschulungen zusätzlich leichtgemacht.

Den Kunden kommt aposoft auch bei der Finanzierung entgegen: Mit flexiblen Finanzierungsmodellen passt man sich deren Wünschen an.

Auf den weiteren Seiten der Website können sich Interessierte über das Unternehmen PRISMA und seine Philosophie informieren oder Reaktionen und Bewertungen von aposoft-Nutzern nachlesen. Es finden sich außerdem Beiträge zu aktuellen Themen und Hinweise auf demnächst anstehende Veranstaltungen oder Schulungen. Daneben gibt es einen Seminarkalender. Für Apotheker wissenswerte Informationen bietet darüber hinaus der Newsletter. Eine eigene Rubrik ist dem „Helpdesk“, der Onlinehilfe von aposoft, gewidmet. Die Hotline hat ebenfalls ihren Platz auf der Website.

Jürgen R. Draxler

Meldung

BARGELDMANAGEMENT

Kassendifferenzen sind Vergangenheit


In kaum einem Softwarehaus hat man den Arbeitsalltag einer Apotheke so verinnerlicht wie bei PRISMA, der „Mutter“ des Warenwirtschaftssystems aposoft. Und zu diesem Alltag gehören fast zwangsläufig auch Flüchtigkeitsfehler, die beispielsweise zu Kassendifferenzen führen. Denn naturgemäß lässt bei jedem von uns im Laufe eines Tages die Konzentrationsfähigkeit nach. Und selbst wenn am Abend „nur“ zehn oder zwanzig Euro fehlen – in einer Woche oder einem Monat kommt da einiges zusammen.

Grund genug für die Entwickler bei aposoft, nach einer Lösung zu suchen. Und die haben sie im automatisierten Bargeldmanagementsystem der Firma Glory gefunden. Möglich wird dessen Einsatz im Apothekenbetrieb allerdings erst durch eine von aposoft eigens entwickelte Schnittstelle zwischen dem System und der Warenwirtschaft. Nur damit lässt sich dieses Bargeldmanagementsystem in der Apotheke reibungslos nutzen.

Einer, der auf das System schwört, ist Dr. Robert Stenz, Inhaber der Kornhaus-Apotheke in Leutkirch. Seine Apotheke ist die erste in Deutschland, in der eine Bargeldautomatik des Technikkonzerns Glory installiert und an die Kassenplätze angeschlossen wurde. Seit November 2017 werden nun Banknoten und Münzen von den Apothekenmitarbeitern in das Glory Cash Infinity eingegeben und vom System auf Echtheit geprüft, das Wechselgeld erhält der Kunde automatisch.

Stenz ist begeistert: „Mit dieser Technik entfällt das Zählen der Tageseinnahmen und das Recherchieren von Kassendifferenzen nach Geschäftsschluss. Die Kasse stimmt, und der aktuelle Kassenstand ist auf Knopfdruck ablesbar. Für das Team der Kornhaus-Apotheke heißt das: Geschäftsschluss ist auch Dienstschluss, und jeder kann mit dem Gefühl eines erfolgreichen Tages in den Feierabend gehen.“

Jürgen R. Draxler

DSGVO

DATENSCHUTZGRUNDVERORDNUNG

NARZ/AVN gibt Apotheken Checkliste an die Hand


Am 25. Mai dieses Jahres tritt in den Staaten der Europäischen Union (EU) die von den Mitgliedern beschlossene Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Darüber wurde in der letzten Ausgabe des e-faktum informiert. Michael Irmer, Jurist und Prokurist bei NARZ/AVN, machte in dem dazu geführten Interview deutlich, dass zwar einige Veränderungen auf die Apotheken zukommen, sich aber kein Inhaber mit unerfüllbaren Aufgaben konfrontiert sehen wird.

Jetzt hat NARZ/AVN „nachgelegt“ und seinen Kunden eine Checkliste zur DSGVO an die Hand gegeben. Darin sind die wichtigsten Aufgaben aufgelistet. Die jeweils dazugehörigen Lösungsvorschläge belegen: Wer bislang schon für den Datenschutz sensibilisiert war, für den stellt die DSGVO keine Herausforderung dar. Denn das geltende Bundesdatenschutzgesetz enthält bereits seit Jahren Regelungen, die ab Mai in allen EU-Mitgliedsstaaten gelten sollen.

Für die dreiseitige Checkliste hat NARZ/AVN den von den Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder veröffentlichten Zehnpunkteplan sowie die von der bayerischen und Bremer Datenschutzbehörde publizierten Informationen zusammengefasst. Die sich ergebenden Aufgaben sind untereinander in einer Spalte, die entsprechenden Lösungsvorschläge von NARZ/AVN daneben in einer zweiten Spalte zu finden. Eine schmale dritte Spalte bietet sich zur Kennzeichnung erledigter Aufgaben an. Die Checkliste wird durch insgesamt sieben Anlagen mit weiter gehenden Informationen und Hilfestellungen ergänzt.

Und noch etwas: Die Anlage 1 zur Checkliste enthält eine an die DSGVO angepasste Vereinbarung zwischen NARZ/AVN und Apotheke zur Datenverarbeitung im Auftrag. Wer das dazugehörige Deckblatt unterzeichnet an das Rechenzentrum (Fax: 0421 5762-299) zurücksendet, braucht sich diesbezüglich um nichts mehr zu kümmern.

Zusätzlich zum Briefversand hat NARZ/AVN die Checkliste sowie deren Anlagen auf seiner Internetseite https://www.narz-avn.de/de/aktuelles/dsgvo/ zum Download bereitgestellt.

Jürgen R. Draxler

3. NARZ/AVN-APOTHEKENTREFF
SAVE THE DATE

Am Samstag, dem 25. August 2018, ist es wieder so weit. Dann stellen NARZ/AVN und PRISMA (aposoft) unter dem Motto „APOTHEKE 4.0“ gemeinsam mit anderen Ausstellern sich und ihre Dienstleistungen rund um die Apotheke vor.

Bitte merken Sie sich den Termin vor!